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Bienvenido al manual de uso de Netco Signer

Version 1.0.0

 

 

 

 

Registrar una firma, personalizarla, validarla o firmar múltiples documentos son algunas de las funcionalidades que Netco Signer ofrece a sus usuarios

A continuación encontrará una guía para utilizar nuestros servicios, productos y soluciones en pocos pasos y de una manera simple y sencilla.

Todo lo que necesita para firmar rápido y seguro está aquí.

Netco Signer más tiempo para vivir

¿Cómo crear una cuenta en Netco Signer?

Siga estos pasos para crear su cuenta nueva en la plataforma Netco Signer y así comenzar a firmar de manera electrónica sus documentos.

 

PASO 1

Ingrese a demos.netco.la/netcosigner, escriba su correo y una contraseña. De clic sobre el botón Registrarse

PASO 2

Seleccione el registro que desee: Registro rápido, Registro con datos personales o registro con códigos Netco PKI.

 

 

 

Si selecciona Registro rápido debe ingresar en usuario su correo electrónico y diligenciar las casillas de contraseña y confirmar contraseña.

 

 

 

 

 

Si selecciona Registro con datos personales, debe diligenciar: Nombre, Email, Número de celular, ID/Cédula, País, Departamento o estado, Ciudad y dirección de residencia.

 

 

 

 

PASO 3

Al completar la sección de Datos personales y dar clic en Siguiente, recibirá un mensaje de confirmación en su correo electrónico con los códigos de Referencia y autorización, copie y pegue estos códigos en las casillas donde se solicitan y termine de completar las casillas de: Usuario, Contraseña, Confirmar contraseña y Aceptar términos y condiciones para activar su cuenta.

 

Si selecciona Registro con códigos de Netco PKI, el administrador también le enviará a su correo electrónico los códigos de Referencia y autorización para que termine el proceso asignando; Usuario, Contraseña y aceptando los términos y condiciones.

 

 

 

 

PASO 4

Una vez finalizado el proceso de registro puede ingresar con su correo electrónico y contraseña a Netco Signer y comenzar a firmar electrónicamente sus documentos

 

¿Cómo recuperar la contraseña?

PASO 1

En la parte inferior del módulo de ingreso de clic sobre la opción Olvidé mi contraseña.

 

PASO 2

Escriba en la casilla de Usuario, el correo electrónico que registró y de clic en Recuperar contraseña.

A la bandeja de entrada o la carpeta de spam de su correo electrónico llegará un  mensaje con la opción Recuperar contraseña, visualice el mensaje y continúe con el proceso.

 

PASO 3

Una vez acepte el proceso de Cambio de contraseña el sistema lo enviará al módulo Cambio de clave, aquí debe asignar y confirmar una clave nueva y dar clic en el botón Actualizar clave.

 

 

 

 

PASO 4

Ingrese a Netco Signer con su usuario y su contraseña nueva

 

 

¿Cómo firmar un documento PDF?

PASO 1

Al iniciar sesión en Netco Signer, en el lado izquierdo va a encontrar un menú con diferentes funcionalidades, ubique la funcionalidad Firmar y de clic sobre esta.

 

 

 

 

 

PASO 2

En Firmar va a encontrar las siguientes opciones:

Operación: Es el tipo de firma que va a realizar, varía según el tipo de cuenta que tenga. Acá podemos encontrar: Firma electrónica, Firma digital con sello de tiempo y/o Firma digital.
Previsualizar PDF: Esta opción permite visualizar el documento para leerlo antes de firmar.
Enviar a correo: Una vez el documento este firmado, se enviará automáticamente una copia del mismo al correo electrónico que haya registrado.

 

 

 

PASO 3

Ahora debe escoger el tipo de archivo que va a firmar: Usando plantilla PDF o Cargar archivos. En este caso seleccione Cargar archivos y de clic en Siguiente

 

 

 

 

PASO 4

Seleccione el archivo que va a cargar desde la computadora, dando clic en Seleccionar archivo(s). Se abrirá un recuadro que permite buscar la carpeta o el archivo en la computadora, una vez seleccionado el archivo de clic en Abrir y luego en Terminar para comenzar a cargarlo en la plataforma.

 

 

 

PASO 5

Una vez cargado el archivo podrá visualizar el documento a firmar. En el Compartimiento de firma encontrará dos cuadros azules con dos funcionalidades diferentes:

El cuadro azul del lado izquierdo permite arrastrar el Compartimiento de firma a la hoja que se desee para ubicarlo en el lugar donde se vaya a firmar.

El cuadro azul del lado derecho se usa para firmar en una pantalla táctil, si el tipo de firma que seleccionó es manuscrita.

Al ubicar el Compartimiento de firma en el documento que va a firmar, de clic en el botón Firmar que está arriba del documento, en el lado derecho.

 

 

 

 

PASO 6

Su archivo se almacenará en Archivos privados, para guardarlo y descargarlo en su computadora seleccionelo y de clic sobre el menú Archivo al lado derecho y marque la opción Guardar como

 

 

 

 

 

 

¿Cómo firmar una plantilla .PDF?

Con NetcoSigner  diligenciar y firmar una plantilla en PDF es muy sencillo:

 

PASO 1

En el menú principal que está a la izquierda de clic en Firmar

 

 

 

PASO 2

Encontrará las siguientes opciones que puede habilitar o deshabilitar según sus necesidades:

Operación: Muestra el tipo de firma que va a realizar, según su tipo de cuenta tendrá las siguientes opciones: Firma electrónica, Firma digital y Firma digital con sello de tiempo.

Previsualizar PDF: Habilitar esta opción permite visualizar un documento antes de firmarlo.

Enviar correo: Habilitar esta opción le permitirá enviar una copia del documento firmado al correo que registre en la casilla.

Para continuar de clic en Siguiente

 

 

 

 

 

PASO 3

Seleccione Usando plantilla PDF y de clic en Siguiente

 

PASO 4

Ahora seleccione la plantilla que va a firmar dando clic sobre el menú desplegable de Seleccione una plantilla, una vez seleccionada de clic en Terminar

PASO 5

Diligencie los campos de su plantilla PDF y clic en Enviar para firmar

PASO 6

En la plantilla podrá visualizar los datos que ingresó y el compartimiento de firma para que realice su firma gráfica en el campo que su documento lo solicite.

Ahora de clic en Firmar en la parte derecha de la pantalla

 

 

 

 

 

PASO 7

Su archivo se almacenará en Archivos privados, para guardarlo y descargarlo en su computadora seleccionelo y de clic sobre el menú Archivo al lado derecho y marque la opción Guardar como

 

 

 

 

 

¿Cómo enviar un documento para firmar?

Envíe documentos para que otra persona los firme en solo 5 pasos:

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en la opción Cargar

 

 

 

 

 

 

PASO 2

Un módulo se abrirá con las siguientes opciones:

Seleccionar archivo(s): Al dar clic en este aparecerá un recuadro para buscar el documento que desea Cargar y Enviar a otra persona.

Ingrese el usuario: Aquí debe colocar el correo electrónico de la persona que va a firmar.

Comentario: En esta casilla puede escribir algún comentario para la persona que va a firmar.

Para finalizar de clic en el botón Enviar ubicado en la parte inferior.

 

 

 

PASO 3

La persona que va a firmar recibirá en su correo electrónico un mensaje avisándole que tiene un documento listo para ser firmado.

Luego de abrirlo debe dar clic en Firmar documento

 

PASO 4

Al dar clic en Firmar documento el sistema lo llevará a la página de inicio de Netco Signer, donde deberá iniciar sesión o registrarse como usuario nuevo para poder firmar.

Automáticamente se generará una firma gráfica con su nombre y podrá ver el documento listo para firmar.

Una vez revisado el documento de clic en Firmar en la parte derecha.

 

 

 

 

PASO 5

Su archivo se almacenará en Archivos privados, para guardarlo y descargarlo en su computadora seleccionelo y de clic sobre el menú Archivo al lado derecho y marque la opción Guardar como

 

 

¿Cómo probar otras fuentes en mi firma gráfica?

NetcoSigner le permite utilizar diferentes opciones de firma. Conozca cómo personalizar su firma si selecciona Firma gráfica.

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

 

 

PASO 2

En Perfil va a encontrar cuatro pestañas en la parte superior; Perfil, Firma, Huella y Opciones, de clic en Firma.

En Firma encontrará tres módulos:

1 En el primer módulo NetcoSigner crea automáticamente su firma gráfica con el nombre que usted registró al crear su cuenta.

2  En el segundo módulo que está al lado derecho encontrará un botón para seleccionar desde su computadora su firma gráfica. Si la tiene en .JPEG o en .PNG podrá cargarla y usarla en NetcoSigner.

3  En el tercer módulo encontrará el botón Cree una nueva imagen con su nombre, aquí podrá dar clic para ver su nombre con las diferentes fuentes tipográficas que el sistema tiene habilitadas.

Al dar clic en este botón aparecerá un recuadro con diferentes campos, donde podrá modificar su nombre y seleccionar la fuente que desee. Una vez haya diligenciado los campos de clic en Aceptar

 

 

 

 

 

 

 

 

Con este proceso su firma quedará actualizada y podrá usarla siempre que firme con esta modalidad. Si desea cambiarla repita esté proceso.

¿Cómo cargar una firma en .PNG o .JPEG a Netco Signer ?

Cargue en pocos pasos su firma gráfica en formato .JPEG o .PNG y comience a firmar sus documentos.

 PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PASO 2

En Perfil va a encontrar cuatro pestañas en la parte superior; Perfil, Firma, Huella y Opciones, de clic en Firma.

En Firma encontrará tres módulos:

1 En el primer módulo NetcoSigner crea automáticamente su firma gráfica con el nombre que usted registró al crear su cuenta.

2  En el segundo módulo que está al lado derecho encontrará un botón para seleccionar desde su computadora su firma gráfica. Si la tiene en .JPEG o en .PNG podrá cargarla y usarla en Netco Signer.

3  En el tercer módulo encontrará el botón Cree una nueva imagen con su nombre, aquí podrá dar clic para ver su nombre con las diferentes fuentes tipográficas que el sistema tiene habilitadas.

 

 

 

 

 

 

 

PASO 3

De clic sobre en el botón Cargar nueva firma gráfica.

 

Busque el archivo en el recuadro que aparece y de clic en Abrir para aceptar y cargar su firma en Netco Signer.

 

 

Su firma ya quedó lista para usarla en los documentos que vaya a firmar.

 

¿Cómo validar las firmas de un documento?

Valide las firmas de sus documentos fácil y rápidamente.

PASO 1 

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Validar.

 

 

 

 

PASO 2

De clic en Verificar Firma para ubicar el documento en su PC, luego de clic en Abrir para cargar el archivo.

 

 

 

 

PASO 3

Una vez cargado el archivo de clic en Detalles, para visualizar toda la información de la firma digital en su documento.

 

 

 

 

 

PASO 4

En la primera parte de los resultados podrá ver el nombre del archivo que está validando.

 

 

 

En la segunda parte verá la Información del firmante: nombre, contacto, entidad emisora del certificado y validez del certificado.

En la tercera parte verá la Información de la firma: fecha de firma, comentario, ubicación y habilitada para LTV.

En la cuarta parte verá la Información del sello de tiempo: autoridad del sello de tiempo y fecha del sello de tiempo.

 

 

 

 

 

 

¿Cómo ver historial ahorro de páginas?

Nuestra plataforma de firmas le dice cuánto ahorró al utilizar cero papel y dejar de imprimir. Conozca lo fácil que es acceder a estos reportes.

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Reportes.

 

 

 

 

 

PASO 2

En la parte superior derecha encontrará un historial donde podrá ver: Reporte de páginasDocumentos firmados y Logs (estas son las acciones que más se realizan dentro de NetcoSigner)

 

PASO 3

De clic en el botón Reporte de páginas que se encuentra al lado superior derecho y verá el ahorro obtenido en impresiones.

 

De clic en la casilla de Fecha para seleccionar una fecha específica, luego de clic en Buscar y verá el Total de páginas ahorradas desde esa fecha hasta el día de hoy.

 

PASO 4

Así podrá tener control y gestionar sus informes de cero papel e impresiones en su negocio.

¿Cómo ver historial documentos firmados?

Controle fácil y rápidamente cuáles documentos ha firmado en un período determinado de tiempo

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Reportes.

 

 

 

PASO 2

En el lado superior derecho, abajo de Reporte de páginas, encontrará  Documentos firmados.

Aquí verá los siguientes componentes que le ayudarán a filtrar la información para ver sus reportes. De izquierda a derecha encontrará:

-Casilla para ver nombre(s) de usuario(s): Aquí saldrá su correo electrónico y/o el de los usuarios sobre los que usted tenga a control.

-Casilla de documentos firmados: En este campo verá los formatos de archivo que firma: .PDF, .XML, .DOCX, .XLSM y los demás que tenga habilitados en su cuenta.

-Casilla de tipos de firma: Aquí verá los tipos de firma que ha usado. También podrá seleccionar entre Firma electrónica, Firma digital, Firma digital con sello de tiempo, según los tenga habilitados en su cuenta.

-Casilla de fecha de inicio: Aquí se selecciona la fecha desde dónde quiere comenzar el conteo.

-Casilla de fecha final: En este campo selecciona la fecha dónde quiere terminar el conteo.

FILTRAR: De clic en este botón para ver los resultados

LIMPIAR: De clic en este botón para limpiar los resultados y hacer otro filtro.

EXPORTAR: Para crear un archivo y guardarlo en su computadora, de clic en este botón,  de esta manera descargará el reporte.

 

PASO 3

Repita este paso todas las veces que requiera revisar sus reportes.

 

¿Cómo ver el historial de eventos realizados en NetcoSigner?

Haga seguimiento a sus eventos realizados o a los de sus usuarios de la siguiente manera:

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Reportes.

 

 

PASO 2

En el lado superior derecho, abajo de Reporte de páginas, encontrará Logs.

Aquí verá los siguientes componentes que le ayudarán a filtrar la información para ver sus reportes. De izquierda a derecha encontrará:

-Casilla de fecha: Sirve para organizar y filtrar su búsqueda por Usuario, IP,  y Operación.

Casilla de Igual a o Comienza por: Sirve para darle mayor precisión a su búsqueda.

Casilla de búsqueda: Este campo es para agregar alguna palabra clave o digito.

-FILTRAR: Este botón sirve para correr el filtro.

-EXPORTAR: Con este botón podrá descargar el reporte directamente en su computadora.

 

 

PASO 3

Repita este paso todas las veces que requiera revisar sus reportes.

¿Cómo probar otros tipos de firma en el documento?

Netco Signer permite firmar electrónica y digitalmente sus documentos. Puede hacerlo de diferentes maneras: usando su Firma gráfica, Manuscrita, QR y Huella digital. Aquí le mostramos como usarlas

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

PASO 2

En Perfil va a encontrar cuatro pestañas en la parte superior; Perfil, Firma, Huella y Opciones, de clic en Opciones.

 

PASO 3

Al lado derecho, en Tipo de firma despliegue el menú y seleccione el tipo de firma. Netco Signer tiene habilitadas para sus documentos las siguientes firmas:

 

 

 

Firma gráficaEs una firma digitalizada, creada automáticamente con el nombre que registró cuando creo su cuenta. Recuerde que Netco Signer permite cambiar la fuente y/o cargar un .PNG o .JPEG de su firma.

(Ver capítulo de cómo cambiar la fuente de mi firma gráfica y cómo cargar mi firma en .PNG  o .JPEG a NetcoSigner)

 

ManuscritaEsta firma funciona muy bien al tacto en pantallas touch de smartphones, tablets o laptops. También se puede realizar con el ratón de la computadora o con un stylus pen. Además se pueden vincular PADS de firma a Netco Signer para mayor precisión.

 

Firma con QR: Esta firma agrega un código QR sustituyendo el nombre del firmante. Se utiliza cuando el documento debe imprimirse y valida la información del firmante al escanear el código QR que queda impreso en el documento.

 

NingunaEsta opción no genera un símbolo de firma, ya que el documento queda firmado de manera electrónica y sólo es posible ver la firma en las propiedades del archivo.

 

Firma con huella: Esta opción de firma funciona conectando un huellero digital para capturar la(s) huella(s) digital(es) del firmante y vincularla(s) a los documentos.

 

PASO 4

Ahora que conoce las opciones de firma, seleccione la que necesite de clic en Guardar y comience a firmar sus documentos.

 

¿Cómo foliar hojas del documento con código QR?

Con la plataforma de firmas digitales de Netco Signer podrá incrustar un código QR en cada hoja para tener mayor seguridad, integridad y trazabilidad de la firma y su firmante. Aquí le enseñamos como foliar sus documentos activando esta función.

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

 

PASO 2

En Perfil va a encontrar cuatro pestañas en la parte superior; Perfil, Firma, Huella y Opciones, de clic en Opciones.

 

En la parte inferior derecha, abajo de Tipo de Firma encontrará un cuadro de selección, para activar o desactivar el código QR en el documento, una vez seleccionado marque la casilla Publicar documento 

 

PASO 3

Una vez activada la función Publicar documento puede firmar documentos .PDF con Netco Signer (Ver en el manual cómo firmar documentos .PDF)

El archivo firmado se almacenará en Archivos privados, descárguelo en su computadora para visualizar el código QR en todas sus páginas. De clic derecho sobre el archivo y seleccione la opción Guardar como

 

 

 

PASO 4

Ahora el código QR estará visible en la parte inferior derecha de todas las hojas de su documento.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¿Cómo cargar plantilla .PDF para usar con Netco Signer ?

Con nuestra plataforma de firmas sus trabajadores podrán diligenciar y firmar plantillas PDF en pocos pasos:

 

PASO 1 

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Plantillas PDF

 

 

PASO 2 

Al abrir este módulo verá en la parte superior dos pestañas: Gestionar para ver sus plantillas y Agregar para cargar una nueva plantilla en la plataforma.

 

 

PASO 3

De clic en Seleccionar archivo PDF, un recuadro se abrirá para buscar el archivo en su computadora, cuando lo ubique de clic en Abrir y luego de clic en Cargar.

 

 

 

 

 

PASO 4

De clic en Cargarpara que la plantilla PDF ya quedé cargada en su cuenta y esté lista para ser firmada.

(Ver en el manual cómo firmar plantilla .PDF en Netco Signer)

 

 

¿Cómo agregar un comentario en mi firma?

En nuestra plataforma de firmas puede agregar un comentario al momento de firmar cualquier documento. Aquí le enseñamos como hacerlo fácilmente.

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

PASO 2

En Perfil va a encontrar cuatro pestañas en la parte superior; Perfil, Firma, Huella y Opciones, de clic en Opciones.

 

En la parte inferior derecha hay un cuadro de texto donde puede escribir su comentario.

Para finalizar de clic en Guardar 

 

 

PASO 3

Cuando firme su documento podrá ver el comentario que agregó, su nombre y la fecha y la hora en que firmó.

 

 

¿Cómo enviar copia de documento firmado por correo electrónico?

Envíe en pocos pasos las copias de sus documentos a un correo electrónico.

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Firma

 

 

PASO 2

Encontrará el módulo de firmas con varias opciones.

 

En la parte inferior active la casilla Enviar correo, luego escriba el correo al que va a enviar la copia de su documento firmado.

 

 

 

PASO 3

De clic en Siguiente y continúe con el proceso de firmado explicado anteriormente en la sección Firmar de este manual. (Consulte en el manual “cómo firmar documento .PDF”)

Este proceso debe repetirse cada vez que envíe una copia firmada de sus documentos a un correo electrónico.

 

¿Cómo hacer múltiples firmas en un documento?

Con nuestra plataforma de firmas, varias personas pueden firmar un mismo documento en pocos pasos:

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

 

PASO 2

Al dar clic encontrará en la parte superior cuatro pestañas: Perfil, Firma, Huella y Opcionesde clic en Opciones.

 

 

PASO 3

En la parte inferior encontrará la casilla ¿Desea certificar sus documentos firmados? mantenga esta casilla desactivada para que sus documentos permitan ser firmados por varias personas.

 

 

PASO 4

Para continuar de clic en GUARDAR. Ahora los documentos que firme estarán abiertos y disponibles para múltiples firmantes.

¿Cómo sellar un documento para no permitir más firmas?

PASO 1

En el menú principal al lado izquierdo de clic en Perfil

 

PASO 2

Al dar clic encontrará cuatro pestañas en la parte superior: Perfil, Firma, Huella y Opcionesde clic en Opciones.

 

 

En la parte inferior encontrará la casilla ¿Desea certificar sus documentos firmados? mantenga esta casilla activada para que sus documentos no permitan más firmas.

 

PASO 3

Para continuar de clic en GUARDAR. Ahora los documentos que firme no podrán  ser firmados por otras personas.

 

 

¿Cómo generar archivo .CSR para certificado externo ONAC?

Genere un archivo .CSR, cárguelo en Netco Signer y cree su certificado de firma digital de reconocimiento público ONAC en unos pocos pasos.

PASO 1

Solicite el formato de Formalización de documentos para certificado público en Netco Signer y diligéncielo con sus datos personales.

 

PASO 2

Regístrese en Netco Signer (Siga los pasos indicados en la sección Registrarse en Netco Signer)

 

PASO 3

En el menú principal que está a la izquierda de clic en Certificado

PASO 4

Al dar clic en Certificado encontrará varias maneras de activar sus certificados. En la opción .CSR de clic en Crear

 

PASO 5

Diligencie los datos personales que aparecerán en su Certificado y de clic en Crear. De esta manera genera y descarga su archivo .CSR

 

 

PASO 6

Envíe a Netco Signer el paquete con la siguiente información: el archivo .CSR, el formato Formalización para certificado y los documentos requeridos para emitir su certificado.

PASO 7

En 5 días hábiles recibirá en el correo electrónico registrado un mensaje de la entidad emisora del certificado, deberá Aceptar términos y condiciones y luego descargar un archivo .PEM

PASO 8

Debe exportar el archivo .PEM que descargo a un formato .ZIP

PASO 9

Por último ingrese de nuevo al menú Certificado y de clic en Crear, en la opción .ZIP

 

PASO 10

Cargue el archivo .ZIP que está en su PC a Netco Signer y de clic en Crear

 

PASO 11

Así de sencillo su Certificado se creará en la plataforma de Netco Signer

¿Cómo habilitar sellos de confianza en documentos .PDF firmados?

 

Netco Signer funciona con los estándares mundiales de Adobe Acrobat Reader, para visualizar los sellos de seguridad de la firma, los documentos .PDF deben abrirse con esta herramienta.

PASO 1

Descargue su documento en la opción Archivos privados y guárdelo en su computadora dando clic en el menú Acciones al lado derecho y marcando la opción Guardar como

 

PASO 2

Abra el archivo con Adobe Acrobat Reader para habilitar en su computadora los sellos electrónicos de la firma digital.

Si el sistema no reconoce la firma en el documento, en la parte superior verá el icono del sello en color amarillo

PASO 3

Para validar la firma y habilitar el sello en su PC ubique el cursor sobre la firma, de clic derecho y seleccione Validate signature

Ahora verá otro recuadro donde debe dar clic en Signature Properties…

 

Luego verá las Propiedades de la firma, entre ellas el Sello de tiempo. De clic en la parte inferior en Show Signer´s Certificade

En Vista del certificado de clic en la pestaña superior Trust y luego en la parte inferior donde dice Add trusted certificates

Verá un nuevo recuadro de seguridad de Acrobat. De clic en OK 

Aparecerá un recuadro de configuración, active la casilla Certified documents

De clic en OK

En la parte inferior del recuadro, de nuevamente clic en OK

 

Para finalizar, en la parte inferior del recuadro de Signature properties de clic en Validate signature

Cada vez que abra un documento firmado electrónicamente se activará verá el símbolo del sello de confianza activado en Adobe Acrobat Reader. Para finalizar de clic en Close