Toggle navigation

Manual Intranet

Version 1.0.0

La Intranet de Netco es una aplicación que nos permite tener mayor control sobre las gestiones internas de la empresa, tiene como finalidad la automatización y centralización de la información, para ello cuenta con múltiples funcionalidades que nos permite realizar gestiones en los diferentes ámbitos de Netco. El objetivo de este manual es mostrar las diferentes funcionalidades de la Intranet y su correcto uso.

https://sites.google.com/a/netco.la/netco-intranet-classic/home

La Intranet se encuentra dividida en seis grandes módulos y algunas funcionalidades extras que se iran detallando a lo largo de este manual.

  • Calendario
  • Directorios
  • Procesos y documentación
  • Comunicaciones
  • Proyectos
  • Reportes

Es importante resaltar las áreas que conforman Netco, las cuales van a estar muy presentes en los diferentes módulos son.

  • Planificación y Mejora del SGI
  • Gestión Comercial
  • Soluciones de Seguridad Digital
  • Soporte y Servicios Post-Venta
  • Gestión Administrativa
  • Seguridad y Salud en el Trabajo
  • Gestión Tecnológica
  • Seguridad de la Información

Existen dos maneras para ingresar a los diferentes módulos, la primera es por medio de la barra de menú que se encuentra en la parte superior de la aplicación o por medio de los las tarjetas que se encuentran en el HOME de la Intranet.

Esta sección permite registrar eventos importantes dentro de la organización, estos deben ser transversales a todas las Áreas dentro de Netco, es decir los eventos que se programen en este calendario le deben competer a cualquier persona dentro de la organización.

Ingresar a Calendario.

Por defecto la aplicación presentara dos formas de visualizar el mismo calendario, al costado izquierdo se encuentra la agenda, en donde podremos ver los eventos próximos en forma de lista y al costado derecho se visualiza el mismo calendario pero en forma de cuadricula detallando cada uno de los días del mes.

 

Añadir el calendario de la Intranet

El usuario podrá revisar los eventos que ha creado el administrador de eventos en la Intranet, sin embargo es necesario cargar los eventos a su propio calendario, para ello es necesario ir a los botones en forma de mas y hacer clic en cualquier de ellos, de esta manera va a poder agregar el calendario de la Intranet a su propia agenda de Google.

Agregar calendario.

Los botones con forma de mas dirigirán al usuario a Calendario de Google en donde aparecerá una ventana para añadir el calendario de la New Intranet Netco, bastara con darle añadir y los eventos quedaran cargados en el calendario del usuario.

Añadir calendario

Luego de este proceso el usuario podrá visualizar los eventos de la Intranet, pero no podrá crear ni editar eventos, para ello es necesario tener privilegios de Administrador de eventos.

Eventos Intranet

Agregar eventos

Para agregar eventos es necesario poseer privilegios de administrador de eventos en la Intranet. La manera de agregar eventos es mediante el calendario de Google, solo basta con crear y asignar el evento al calendario de la Intranet.

Agregar evento al calendario de la Intranet

Automáticamente el evento aparecerá en el modulo de Calendario en la Intranet y en las agendas de los usuarios que han agregado el dicho calendario.

Este modulo esta pensado para gestionar la información de todas las personas que hacen parte e interactúan con Netco, para ingresar a este modulo es necesario presionar el boton ingresar que se encuentra en la tarjeta directorios o por medio del menú de navegación que se ubica en la parte superior de la aplicación.

Modulo Directorios

Este modulo esta dividido en los diferentes grupos que interactúan en Netco, entre ellos tenemos a los empleados, clientes proveedores, contratistas, socios de negocio. Para ingresar a cada una de las secciones bastara con ubicar la tarjeta de interés y dar clic en ingresar, o también la aplicación brinda la opción de acceder desde el menú de navegación.

Empleados

 

Visualizar empleados

Cuando el usuario ingresa a la sección de empleados, se desplegara la lista en forma de cuadricula en donde se dispone de la información de los empleados que laboran actualmente en Netco y las personas que ya no se encuentran vinculadas a la organización, pero se tiene un registro de ellos.

Visualizar empleado

El sistema cuenta con una serie de funcionalidades que nos permite gestionar de forma adecuada la información de los empleados, a continuación se detallara cada una de estas funcionalidades.

  1. Botón Gestionar Empleados: Este botón dirigirá al administrador de directorios a la ventana de gestión de empleados, en donde podrá agregar, editar o eliminar empleados de la lista.
  2. Búsqueda: Por medio de este filtro el usuario podrá encontrar empleados por medio de su numero de identificación, nombre  o área asociada.
  3. Botones de estado: Estos tres botones filtran a los empleados dependiendo de su estado, activo indica que se encuentran laborando dentro de la organización e inactivo hace referencia a los empleados que ya no se encuentran vinculados a Netco.
  4. Detalles: Por defecto el sistema no muestra la información completa del empleado, para ello es necesario presionar el botón en forma de tres puntos, de esta manera se podrá acceder a los detalles del empleado.

    Detalles del empleado

  5. Carpeta: Cada empleado cuenta con una carpeta en Drive, por medio de este botón el usuario puede acceder a consultar los archivos relacionados al empleado.

    Carpeta del empleado

Gestionar Empleados

Esta funcionalidad de la aplicación permite agregar, editar y eliminar, para acceder a gestionar empleados se debe dirigir a la sección visualizar empleados, en la parte superior derecha encontrara un botón que lo redirigirá a esta pagina, cabe resaltar que es necesario tener privilegios de administrador de directorios.

Gestión de empleados

Agregar

El sistema por defecto ubicara al usuario que ingrese en la funcionalidad agregar empleado.

Opción para agregar

La aplicación desplegara un formulario con los campos necesarios para registrar un empleado, cabe resaltar que hay algunos campos que son obligatorios y se pueden identificar mediante el nombre del campo, pues estos poseen un asterisco (*).

Entre los campos que el administrador debe llenar esta el estado en que se encuentra el empleado, en donde activo indica que el empleado esta actualmente laborando e inactivo que indica que el empleado se encuentra desvinculado de la organización.

Empleado activo

Si el usuario esta activo el sistema no va a permitir agregar una fecha de salida, caso contrario para si el empleado se encuentra inactivo.

Empleado Inactivo

Para registrar una fecha basta con hacer clic sobre el campo, el sistema desplegara un gadget que permitirá seleccionar la fecha.

Configurar fecha.

El administrador de directorios tiene la posibilidad de subir una foto de perfil para asociarla al empleado que esta registrando.

Foto de perfil

Cuando se hace el registro de un empleado el sistema crea una carpeta para el empleado, allí se alojara los documentos asociados a la contratación de la persona. En la parte inferior del formulario se encuentra la lista de todos los documentos necesarios para registrar un empleado.

Archivos del empleado

Finalmente el administrador de directorios debe presionar sobre el botón Agregar, el sistema empezara a validar los campos y crear los registros necesarios, solo basta esperar a que complete la operación.

Esperar registro

Editar y Eliminar

Para acceder a la funcionalidad editar empleados, es necesaria seleccionar un empleado de la lista.

Editar empleado

El sistema cargara los datos del empleado sobre el formulario, el administrador solo deberá modificar los datos que necesita cambiar, cabe resaltar que el único dato que no se va a poder modificar es el numero de cédula, pues este es el id que identifica el registro.

Editar campo empleado

Si el administrador desea actualizar algún archivo, basta con subirlo nuevamente con el mismo nombre, automáticamente el sistema reemplazar el archivo que tenga ese nombre por el que esta subiendo. También la aplicación permitirá subir una foto de perfil nueva, para este proceso no importa el nombre que se le ponga a la imagen.

Teniendo seleccionado un empleado, el administrador puede eliminarlo de la base de datos mediante el botón eliminar que se encuentra en la parte superior del formulario, debe tener en cuenta que si elimina un usuario la carpeta que se encuentra en Drive con los documentos de esa persona también sera eliminada.

El modulo de comunicaciones permite todas las rutas de comunicación: de arriba abajo, de abajo arriba, de igual a igual entre todas las partes de la empresa. Se puede acceder a este modulo mediante el menú de navegación o la tarjeta de comunicaciones que se encuentra en el home de la aplicación.

Módulo de comunicaciones

Existen tres canales que serán indispensables para los diferentes tipos de comunicacion,  entre estos encontramos los anuncios, chats y foros.

Canales de comunicaciones

Visualizar anuncios

Este canal permite que a los líderes comunicar mensajes organizacionales clave, estos pueden competer a las diferentes áreas de la empresa.

Sección de anuncios

El usuario podrá revisar todos los anuncios que se han publicado e información importante del mismo, como lo es la fecha de creación, descripción del anuncio y los archivos asociados a este.

Anuncio

Para acceder a los detalles del anuncio basta con hacer clic sobre el nombre.

Detalle del anuncio

Crear nuevo anuncio

Para crear un nuevo anuncio el usuario debe poseer permisos de administrador de comunicaciones, de esta manera podrá acceder al botón que se encuentra en la sección de visualizar anuncios.

Crear anuncio

El botón redirigirá al usuario a la ventana de creación de anuncios, en donde podrá asignarle un nombre, descripción y archivos asociados al anuncio.

Agregando nuevo anuncio

Luego de que el administrador complete los campos necesarios para el anuncio y cargue los archivos correspondientes dado que sean necesarios, el administrador debe publicar el anuncio mediante el botón Guardar que se encuentra en la parte superior derecha.

Publicando anuncio

Por defecto el anuncio permitirá que los usuarios que visiten el anuncio puedan realizar comentarios, sin embargo como este es un anuncio que comunican los lideres, se debe deshabilitar esta opción.

Los comentarios del anuncio se deben eliminar

Para deshabilitar los comentarios el administrador debe ir a la configuración de la pagina.

Configuración pagina anuncio

En las configuraciones de la pagina se debe desmarcar Permitir comentarios y presionar el botón guardar.

Quitar comentarios de los anuncios

Las personas que ingresen a los detalles del anuncio no podrán realizar comentarios.

Editar Anuncio

Esta sección permite modificar los campos del anuncio, cabe resaltar que esta opción solamente la tendrá el administrador de comunicaciones.

Opción para editar anuncio.

La aplicación desplegara la información del anuncio en el formulario, de esta manera el administrador podrá modificar cualquier campo que necesite. Cabe resaltar que el sistema permite versionamiento de los archivos, es decir si se requiere cambiar algún documento basta con volverlo a cargar con el mismo nombre, automáticamente el sistema lo reemplazara.

Versionamiento del archivo

Finalmente el administrador podrá editar los campos del formulario y presionar el botón guardar que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

Editando campo del anuncio

Foros

Los foros permiten al los lideres proponer ideas y generar debates entorno a ellas, de esta manera se podrá explorar nuevas posibilidades e iniciativas dentro de la organización, para ello sera necesario acceder por medio de la tarjeta foros que se encuentra en el modulo de comunicaciones.

Los foros funcionan muy similar a los anuncios, sin embargo estos si van a permitir que otros usuarios puedan registrar comentarios entorno a los foros. El usuario puede acceder a los detalles mediante el nombre del foro.

Foros

El usuario puede acceder por medio del no